Wanneer jij een factuur verstuurt wil je het liefst dat deze zo snel mogelijk betaald wordt natuurlijk. Simpel gezegd is een debiteur iemand die bij jou een product of dienst heeft afgenomen, maar hier nog niet voor betaald heeft.
Laten we een voorbeeld geven. Jij verkoopt kleding. Iemand bestelt een zelfgemaakte blouse bij jou en kiest ervoor achteraf te betalen. Dit kan je dan zien als een soort ‘schuld’, want je hebt het middel (de blouse) al ontvangen zonder te betalen. Pas als de rekening vervolgens betaald is ben je geen debiteur meer.
Debiteuren en crediteuren: dít is het verschil
Je hebt crediteuren en je hebt debiteuren. Wij gaan je uitleggen wat nou precies het verschil is tussen deze begrippen. Debiteuren zijn personen die jou nog geld schuldig zijn, zoals klanten die achteraf betalen. En crediteuren zijn juist personen aan wie jij nog geld moet betalen.
Een voorbeeld: jij bestelt bij iemand een handgemaakte kaars. Deze kaars is gemaakt en bij jou thuis geleverd. De rekening voor de kaars staat nog open, maar je hebt deze al wél gemaakt en verzonden. Ofwel: het werk is al gedaan, wat het een schuld maakt. Wanneer jij de rekening hebt betaald ben je ook geen crediteur meer.
Debiteuren en crediteuren: hier vind je ze op de balans
Debiteuren (vlottende activa)
Debiteuren staan aan de linkerkant, de debetzijde, van de balans onder de vlottende activa. Alle bezittingen staan aan de linkerkant van de balans. Dit kan je onthouden aan het woordje ‘debet’ dat ook in debiteuren verwerkt zit. Het is een vorm van vaste activa die jij later nog ontvangt op de bankrekening.
Stel: een debiteur kan of wil het volledige bedrag op de factuur niet betalen. Dan moet er een voorziening opgenomen worden. Het geld van deze voorziening wordt van het debiteurensaldo afgetrokken. Zo krijg jij inzicht in het daadwerkelijke saldo van de post debiteuren op jouw balans.
Crediteuren (creditzijde)
De crediteuren staan, zoals je misschien wel kan raden, aan de rechterkant van de balans, aan de creditzijde van de balans. Ook hier zit het woordje er weer in verstopt. Omdat jij de crediteur geld schuldig bent staat dit aan de rechterzijde.
Teveel debiteuren? Zo voorkom je dit
Het hebben van debiteuren is niet fijn. Wanneer de betalingstermijn verstreken is op jouw factuur wil jij het geld gewoon op de rekening hebben. Je kan verschillende trucjes toepassen om ervoor te zorgen dat jouw debiteuren jouw factuur zo snel mogelijk (of zelfs direct) betalen. Hieronder hebben we de methoden hiervoor op een rij gezet.
Uiterste betaaldatum vermelden
Zorg dat je de uiterste betaaldatum duidelijk hebt vermeld op jouw factuur. Zo is het voor alle partijen duidelijk wanneer jij uiterlijk verwacht je geld te ontvangen. Deze betalingsvoorwaarden zijn ook juridisch gezien een belangrijk onderdeel, mocht er niet tijdig betaald worden.
Wanneer iemand niet betaalt kan je aanmaningen versturen. Dit is in principe hetzelfde als een betalingsherinnering. Voor dit gehele proces is ook een naam: debiteurenbeheer.
Tip: Deze debiteurenadministratie kan je zelf doen, maar je kan ook debiteurenbeheer uitbesteden. Dit zorgt ervoor dat de gezondheid van jouw bedrijf, financieel gezien, intact blijft. En je hoeft zelf ook geen herinneringen te versturen. Kortom: dat scheelt een hoop werk.
Vooraf (gedeeltelijk) betalen
Ook kan je met de klant afspreken dat bijvoorbeeld de factuur vooraf betaald gaat worden, of voor de helft. Zo heb jij een stukje extra financiële zekerheid en voorkom je dubieuze debiteuren. Ondernemen komt altijd met risico’s, en of de klant op tijd betaalt is hier een onderdeel van.
Eventuele korting bij vroegtijdig betalen
Tot slot kan je ook een korting geven aan je klant bij snel betalen. Wanneer de factuur binnen een week wordt betaald bijvoorbeeld. Kies voor een klein percentage. Doorgaans is dit bij andere bedrijven tussen de 1 en 5 procent. Dit versnelt het betaalproces vaak aanzienlijk.
Help! Mijn debiteur wíl niet betalen
Stel: jij hebt al jouw facturen van de maand de deur uitgedaan. Jij hebt jouw dienst geleverd en het is nu aan de klant om te betalen. Een paar week later zie je volgens jouw administratie en/of boekhouding dat je nog geen betaling hebt ontvangen. Ook niet na het versturen van meerdere herinneringen.
Kortom: de factuur betalen blijft uit en deze dubieuze debiteur laat niks van zich horen. Wat doe je dan met deze openstaande facturen of factuur? Hiervoor heb je incassobureaus.
Deze neemt het stukje debiteurenbeheer dan van je over en gaat herinneringen versturen voor jou als schuldeiser. De kosten voor deze vordering worden doorgerekend aan de debiteur. Wanneer de betaaltermijn al lang en breed is verstreken en de herinneringen van het incassobureau ook niet helpen wordt er een deurwaarder ingeschakeld.
Deze gaat langs bij de debiteur voor wanbetaling. De deurwaarder kan met de schuldenaar (de debiteur dus) dan een betalingsregeling treffen. Helpt óók dit niet? Dan kan er beslag worden gelegd op de waardevolle spullen van de debiteur ter waarde van het bedrag van de factuur, plus eventuele incassokosten. Wordt het openstaande bedrag voldaan, dan wordt de debiteur van de lijst afgehaald.
Het debiteurennummer
Tot slot kan jij jouw debiteuren een nummer geven. Dit is niet wettelijk verplicht volgens de Belastingdienst. Toch kan het wel handig zijn om dit te doen voor je eigen debiteurenadministratie. Wat is een debiteurnummer dan precies?
Nou, heel simpel gezegd het nummer dat jij jouw debiteur geeft. Wanneer je een boekhoudpakket hebt krijgen debiteuren vaak automatisch al zo’n nummer. Hier komen de schulden dan bij te staan. Op die manier wordt het overzicht tussen debiteuren en crediteuren een stuk eenvoudiger.
Veelgestelde vragen
Een debiteur is simpel gezegd iemand die jou nog geld schuldig is voor een dienst of product dat jij hebt geleverd.
Stel: een klant heeft bij jou een cursus gehad. Deze cursus is al afgerond, maar de factuur hiervoor is nog niet betaald. Deze klant is dan een debiteur.
